भारतीय रेलवे में कुल 19 ज़ोन हैं। यह चुनाव हर 5 साल में होता है लेकिन विभिन्न कारणों से ये चुनाव 11 साल बाद हो रहा है। इस चुनाव में सभी ज़ोन के अंतर्गत आने वाली रेलवे की संस्थाएं चुनाव लड़ती हैं। चुनाव लडऩे के लिए जो संस्था रजिस्टर्ड होती है वह आवेदन करती है। योग्य पाए जाने पर ही संस्था चुनाव लड़ पाती है। इसमें रेलवे के कर्मचारी मतदान करते हैं। इसके लिए रेलवे कार्यालयों में मतदान बूथ बनाए जाते हैं।
रेलवे में 12 लाख से अधिक कर्मचारी हैं, जो मतदान करेंगे। करीब 35 प्रतिशत मतदान पाने वाली संस्था को ही जोनल रेलवे से मान्यता मिलती है। मान्यता के साथ रेलवे की तरफ से कई तरह की सुविधाएं भी दी जाती हैं। चुनाव प्रक्रिया के बाद जिस संस्था को मान्यता नहीं मिल पाती है,उन्हें यदि रेलवे की तरफ से पहले से सुविधाएं मिली हुई हैं तो उन सुविधाओं को छोडऩा पड़ता है।